لا شك أن لديك معرفة بمدى أهمية مراقبة الائتمان في المنشأة بشكل جيد، ومن المرجح أن لديك مجموعة من الاستراتيجيات لعمل ذلك. ولكن كيف يمكنك قياس مراقبة الائتمان بطريقة تمكنك من تتبع التحسينات في العمل وتحديد المجالات ( المناطق ) التي بها مشاكل؟

بغض النظر عن حجم أو عمر عملك الحالي، فإن الائتمان سيكون دائما مجالاً رئيسياً للمراقبة والتحسين. هناك العديد من الاستراتيجيات المتبعة لذلك، ولكن نظرا لتنوع واختلاف طبيعة الأعمال والأنشطة فلا ينبغي فقط معرفة هذه الاستراتيجيات واختيار أحدها حتى يحدث التغيير أو التحسن، حيث يتطلب ذلك منك بعد أن تكون ملما بهذه الاستراتيجيات والأساليب – تحديد الأنسب وفق طبيعة النشاط ووفق ( المشاكل الرئيسية ) التي تواجهها في عملك.

و كما هو الحال مع أي قرارات أخرى تأخذها في عملك، يجب أن تكون هذه القرارات مبينة على معايير وإعداد التقارير التي يمكن أن تساعدك في اتخاذها بشكل جيد. ولمساعدتك في البدء في اتخاذ هذه القرارات وجمع البيانات الصحيحة، قمنا بتجميع أفضل 6 مؤشرات أداء رئيسية لتحليل أداء الحسابات المدينة كالتالي:

1. فترة تحصيل المبيعات (Days Sales Outstanding ( DSO 

يعتبر هذ المقياس من أكثر المقاييس استخداما، وهو من أهم المقاييس لتتبع مراقبة الائتمان. إنه يحدد متوسط الوقت المستغرق لتحصيل قيمة المبيعات ( الأموال المستحقة )

عند تفسير/استخدام هذا المقياس ، من المهم مراعاة عدد من الأمور:

  • لكل صناعة هناك متوسط مختلف ، لذلك يفضل معرفة المتوسط الخاص بمجال عملك لتحديد كيفية قياسه.
  • تميل مؤشرات DSO إلى التقلب والتغير ، لذلك يجب عليك محاولة البحث حول بيانات مدتها سنة تقريبًا لتكوين تصور ومعلومات لها قيمة ويمكن أن يبنى عليها قرار
  • يقدم مؤشر DSO نظرة عامة عالية المستوى على ما يحدث في دورة التحصيل، لذلك يجب عليك استخدامه بالاقتران مع مقاييس أخرى للحصول على قيمة أعلى

مع وضع هذه النقاط في الاعتبار ، يمكن أن يكون مؤشر DSO طريقة رائعة لتتبع الأداء على مدار الوقت ، وقياس تأثير أي تغييرات واسعة النطاق قمت بإجرائها ذات علاقة بحسابات الذمم المدينة. يمكن أن يساعدك أيضًا في تحديد مستوى الأولوية لتحسين مراقبة الائتمان وذلك بالمقارنة مع متوسط الصناعة.

2. مؤشر فعالية التحصيل Collection Effectiveness Index – CEI

مؤشر CEI هو مؤشر آخر شائع الاستخدام ويوفر نظرة عامة عالية المستوى على الأداء الخاص بالتحصيل. وهو يعطي قيمة (النسبة المئوية) من المال الذي تم جمعه بنجاح من أي أموال مستحقة خلال فترة محددة

على سبيل المثال ، إذا تمكنت خلال شهر واحد من تحصيل كل ما كان مستحقًا لك ، مع عدم وجود مدفوعات مستحقة الدفع إما قبل أو خلال ذلك الشهر ، فسيكون معدل CEI الخاص بك للفترة الزمنية يساوي 100٪.

معادلة حساب CEI = (بداية الذمم المدينة + المبيعات الشهرية الآجلة – نهاية إجمالي الذمم المدينة) / (بداية الذمم المدينة + المبيعات الشهرية الآجلة – نهاية الذمم المدينة الحالية) × 100

يمكن تحليل مؤشر CEI إلى جانب مؤشر DSO ، ومن المتوقع أثناء تحليل هذين المؤشرين أن تراهما يتحركان في اتجاهين متعاكسين. إذا انخفض مؤشر DSO باستمرار خلال فترة محددة وارتفع مؤشر CEI ، فإن هذا يشير إلى أن الأمور تتغير نحو الأفضل

3. معدل دوران حسابات الذمم المدينة Accounts receivable turnover rate

يمكن استخدام مؤشر ART للحصول على قياس التدفق النقدي والسيولة. يقيس هذا المؤشر عدد المرات التي تحولت فيها الذمم المدينة إلى نقد. كلما تم التحصيل بشكل أكثر، كان من المحتمل أن يكون التدفق النقدي أفضل ، ويمكن حساب ذلك بالصيغة التالية:

ART معدل دوران حسابات الذمم المدينة  = صافي المبيعات الآجلة / متوسط حسابات الذمم المدينة

4. متوسط التأخر في السداد – Average days delinquent ADD

إن مؤشر ADD يجب أن يستخدم مع مؤشر DSO للحصول على استنتاجات أكثر دقة. إنه يشير إلى فعالية وكفاءة عملياتك في جمع الذمم المدينة في وقتها المحددة

معادلة حساب مؤشر ADD:

  • مؤشر ADD = مؤشر DSO – أفضل نتيجة ممكنة لمؤشر DSO
  • يمكن الحصول على أفضل نتيجة لـ DOS من خلال المعادلة التالية:
  • أفضل نتيجة ممكنة لـ DSO = (الذمم المدينة الحالية × عدد الأيام في فترة الفوترة) / المبيعات الآجلة للفترة

عند مقارنة المؤشرين ADD و DSO ، يجب أن تبحث لمعرفة ما إذا كان اتجاه المؤشرين يتحركان صعودًا أو هبوطا معا ( يمكن أن  يؤدي عمل مخطط بياني للمقياسين على الرسم البياني إلى تسهيل معرفة ذلك ) إذا كان الأمر كذلك ، فيمكنك تحديد أن قدرتك على تحصيل المستحقات يتم تحسينها أو أنها آخذة في الانخفاض.

أما إذا كان اتجاه نتائج المؤشرين تتحركان في اتجاهين مختلفين ، فإن هذا يشير إلى أن هناك شيئًا آخر قد سبب تغيير في مؤشر DSO و سيحتاج إلى مزيد من التحقيق/التحليل قبل استخلاص أي نتائج.

5. مؤشر – الاتصال بالجهة الصحيحة (RPC) ومؤشر  الوعد بالسداد (PTP)
Right party contacted (RPC) and Promise to pay (PTP) rate

مؤشران (إحصائيان) غالبًا ما يتم استخدامهما في وكالات التحصيل ، يمكن أن يساعدك تتبعهما في تحديد أماكن التقصير في الجهود المبذولة في عملية التحصيل.

يخبرك مؤشر RPC بالنسبة المئوية للمكالمات الصادرة التي تؤدي إلى التحدث مع الشخص الصحيح الذي يرتبط به الدين (أو الطرف الصحيح). إذا كان هذا الرقم منخفض، فقد يكون لديك مشكلة في تحديد الشخص المناسب أو الاتصال به ، ويمكنك التفكير في تعديل استراتيجيتك حول هذا الموضوع. ربما يمكنك محاولة طلب عدد من قنوات/ارقام التواصل وذلك في وقت مبكر من عملية الشراء  – أو الحفاظ على اتصال منتظم مع العملاء قبل أن تصبح الدفعات متأخرة وذلك حتى تكون العلاقة في التواصل معهم أكثر انفتاحًا.

بالنسبة لمؤشر PTP فهو يمثل الخطوة التالية – حيث يشير إلى عدد المكالمات الصادرة التي تؤدي إلى قيام المدين بتقديم وعد بالدفع.

إذا كان مؤشر RPC مرتفع ولكن مؤشر PTP لديك منخفض ، فقد يشير ذلك إلى مشكلة في النهج الذي تتبعه في المكالمات الهاتفية الخاصة بالتحصيل ، وقد يكون من المفيد البحث عن تدريب أو إرشاد للشخص المسؤول عن إجراء هذه المكالمات.

6. عدد الفواتير محل الخلاف Number of Revised Invoices

على الرغم من أنه ليس مؤشرا أساسيا، إلا أن تتبع الفواتير التي تم مراجعتها أو التي يوجد عليها خلاف والأسباب التي أدت إلى ذلك قد تساعدك في تحديد مجالات أخرى للتحسين.

يمكنك البحث عن العملاء الذين يعترضون على الفواتير، والمشاكل التي لديهم وكيف تم حلها واستخدام هذا للمساعدة في تشكيل استراتيجية جديدة للتحسين وذلك من خلال معالجة هذه المشاكل مقدما والتنبؤ بما قد يحصل مستقبلا وتفادي ذلك.

 لمزيد من المعلومات

إذا كنت ترغب في معرفة المزيد عن هذا الموضوع وكيف يمكننا مساعدتك على تحسين أداء الرقابة الائتمانية في عملك الحالي ورسم السياسات اللازمة ، يمكنك الاتصال أو ارسال رسالة واتساب على الرقم 00966551195252 أو مراسلتنا عبر البريد الإلكتروني info@bp-clinic.com

مترجم – مراجعة المستشار / عدنان بن حمد